文件外发管理
文件外发管理
一、文件外发产品概述
图文档整个生命周期中，企业逐渐认识到生产和归档阶段电子文档保密的重要性，都积极采取了措施进行防护，往往忽略了对外分发所造成的泄密。
文件外发管理软件可以解决以下问题：
- 提高管理效率简化解密流程：通过管理人员审批，文档解密动作在外发服务器上完成，大大降低了在客户端解密的风险，同时也避免了手工解密的繁琐过程。
- 防止合法解密文件二次泄密：机密文件通过文件外发系统进行“密文解密”后，文件仍然处于加密状态，内部人员通过任何通讯工具、存储设备带出企业文件仍然是加密状态，文件只对外协单位有效。
- 防止外协单位对机密文件二次泄密：发给外协单位的机密文件都给予了时间、次数等控制，不同的外协单位获取文件后必须通过各自特定的外发浏览插件打开外发文件，而且文件受到严格的权限控制，很好的阻止了文件从外协单位泄密。
二、文件外发产品特点
- 严格控制外发文件使用期限：
根据申请人所提交的授权规则制作可控的外发文件，实现外发文件的控制。
时间可控：控制外发文件在协作单位处的使用时间。一旦超过限定时间，该文件无法正常使用，直接表现为打开即乱码或无法打开。
次数可控：控制外发文件在协作单位处的打开次数。一旦超过限定次数，该文件无法正常使用，直接表现为打开即乱码或无法打开。
- 严格控制外发文件使用权限：
操作可控：任何外发文件只有指定的协作厂商能够对其进行操作，其它协作厂商均无法打开该文件。
修改可控：控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行二次编辑。未经授权，文件只能读取不能修改。
打印可控：控制外发文件是否允许协作厂商对该文件进行打印，未经授权，客户无法对该文件进行打印操作。
- 灵活自动的审批流程：
灵活自定义审批流程：可依据企业业务需求，灵活定义流程系统，实现单级审批、多级审批或者自动审批，审批人可以在特殊情况下相互委托审批。
全自动的审批过程：只需定义审批流程，后续的申请、审批、制作等过程都将由系统在后台自动完成。
三、文件外发产品功能
文件外发管理软件由服务器端和浏览器组成，通过WEB方式登录系统进行整个审批流程。部署简单方便，只需要使用web浏览器即可访问外发服务器，有效减少维护量。通过管理机可以对不同用户分配不同权限，根据用户的权限不同分别进入外发申请、外发审批、外发审计等模块进行工作。
